Useimmille iLincin käyttäjille kirjautuminen omin tunnuksin on ollut se ainoa tapa iLincin käyttöön. Liikkeellä on ollut tietämättömyydestä johtuen myös urbaanilegenda, jonka mukaan ilman varsinaisia tunnuksia iLinciä ei voisi käyttää. Tämä on koettu kankeaksi toimintatavaksi, joka tietyissä tilanteissa onkin aivan ymmärrettävää. Tarkennukseksi vielä, että edellämainitussa urbaanilegendassa ei ole mitään perää.
Tässä muutama esimerkki eri käyttömenetelmistä käytännöllisine perusteluineen.
1. Käyttäjillä on omat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset
Tämä on ehdottomasti käytetyin tapa. Kaikille käyttäjille luodaan etukäteen henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Tällöin kirjautuminen tapahtuu iLinc virtuaalikampukseen, jonka kautta henkilölle avautuu se “kampusmaailma”, joka on hänelle tarkoitettu.
Toiminta, mikä on toistuvaa, on yleensä syy henkilökohtaisten tunnusten käyttöön. Tällöin voidaan varmistua siitä, että käyttäjinä ovat olleet “oikeat henkilöt”. Autentikoinnin vaade koskettaa yleensä opintoja, joista annetaan arviointi, sekä esimerkiksi tilanteissa, joissa iLinc raportointi toimii vaikapa EU -rahoitteisen toiminnan todisteena. Näitä tilanteita voi olla muitakin, jote mieti tarkkaan lyhyissäkin toimenpiteissä tarvitaanko autentikointia (kts. myös kohta 3)
2. Avoin kutsu ja liittyminen
iLincissä on mahdollista toteuttaa avoin liittyminen eli nk. vierailijana liittyminen. Tällöin osallistuville henkilöille lähetetään sähköpostilla linkki haluttuun iLinc tilaan. Kyseisen linkin voi myös laittaa esimerkiksi jonkin tapahtuman esim. verkkoseminaarin WWW -sivulle, jollin liittyminen onnistuu keneltä tahansa. Oman iLinc tilasi vierailijalinkin löydät virtuaalikampuksesta iLinc tilasi Join -painikkeen alapuolelta. Linkki on aina muotoa https://ilinc.tokem.fi/join/xyxyx (viimeiset 5 kirjainta tietenkin vaihtelevat eri tiloissa)
Kyseinen linkki johdattaa käyttäjän aina sivulle, jossa hänen tulee antaa etu- ja sukunimensä sekä sähköpostiosoitteensa. Submit painikkeen klikkauksen jälkeen käyttäjä pääsee liittymään iLinc tilaan.
Todellista autentikointia ei siis tapahdu, joten kannattaa huomioida, mitä kohdassa 1 oli mainittu tästä asiasta. Lisäksi virtuaalikampus ei ole käytössä vierailijatunnuksille, joten jos tiedetään, että käyttö tulee olemaan muutakin kuin kertaluontoista, kannattaa käyttäjille luoda henkilökohtaiset tunnukset.
3. Kutsu -toiminnon käyttö
iLincin “Send Invite” toiminnolla voit kutsua osallistujia iLinc tilaasi. Kutsun saaneet henkilöt ovat autentikoituja käyttäjiä, joten heidän osaltaa vaade autentikoinnista täyttyy. Tämä tapa on kätevä silloin, kun haluat nopeasti kutsua tietyn henkilön mukaan istuntoon (vaikkapa istunnon aikana). Henkilö saa kutsun sähköpostiinsa, jossa on mukana suora linkki iLinc tilaasi. Tällöin kutsutun henkilön ei tarvitse syöttää mitään tietoja, klikkaamalla kutsun linkkiä, hän pääsee välittömästi mukaan.
Kutsu -toimintoa voit käyttää iLinc tilan Session -ylävalikosta Send Invite -komennolla. Syötät vain henkilön etu- ja sukunimen ja sähköpostiosoitteen ja klikkaat Submit -painiketta. Kutsukirjeen voit räätälöidä tarvittaessa mieleiseksesi (lisätietoa tukihenkilöiltä). Halutessaan kutsun saanut henkilö voi ladata itsestään valokuvan, mitä hän haluaa käyttää istunnon aikana.
4. iLinc Exchange integraatio
Suurissa organisaatioissa, joissa Microsoftin Exchange palvelu on käytössä, voidaan iLinc integroida osaksi toimintaa. Tällöin esimerkiksi kun kalenterissa suunnittelee kokousta ja lähettää kokouskutsut, voi mukaan liittää linkin kokoushuoneeseen. Tällöin kaikki tapahtuu Outlookin kalenterin kautta, joka on tosi nopea ja näppärä keino!
5. Ne muut keinot…
iLinc tilaan kutsumiseen on vielä useita muitakin käteviä keinoja, esimerkiksi kokouskäyttöön. Kutsujen mukaan saa kokousaineiston automaattisesti, kutsut voidaan tarvittaessa rajata kokoushuoneen (esim. johtoryhmän) tietyille henkilöille, jolloin “turhia” kutsuja ei lähetetä ym. ym.
Mielestäni kuitenkin 3 ensimmäistä kohtaa ovat jo niin kattavat ja niiden oikeanlainen käyttö sen verran “opeteltavaa ja harkintaa tarvitsevaa”, että allekirjoittanut mielellään opastaa henkilökohtaisesti heitä, jotka haluavat lisätietoa kohdista 4 ja 5.
Kutsu- ja liittymisterveisin
Marko Mehtälä
