Pilvipalvelut ovat tulleet ihmisten arkeen viime vuosien aikana, ehkä huomaamattakin. Moni kansalainen on käyttänyt vaikkapa Gmail-sähköpostia jo pitkään miettimättä sen enempää, missä nämä palvelut syntyvät. Organisaatioissa näiden palveluiden hyödyntämiseen on heräilty hieman takapainotteisesti. Pilvipalvelut termi on kuitenkin usealle vielä outo ja siitä kysyttäessä saa vastauksen, joka hyvin useasti kuvaa vastaajan omaa ammatillista suhdetta tietojenkäsittelyyn. Oma näkemykseni on, että pilvipalvelut ovat Internetissä tarjolla olevia ilmaisia tai maksullisia palveluita, jotka hyvin joustavasti mukautuvat käyttäjän työskentelyä ja tarpeita vastaaviksi.
Lapin AMK:n henkilökunnan ja opiskelijoiden käyttöön otettu Microsoft Office 365 (O365) pilvipalvelu sisältää tietotyöhön tarvittavat perussovellukset: tekstinkäsittelyn, taulukkolaskennan ja esitysgrafiikan ohjelmat. Tutummin Wordin, Excelin ja PowerPointin. Henkilökohtainen tallennustila sekä opiskelijoiden osalta lisäksi sähköpostit sijaitsevat myös pilvessä. Pilvityöskentely mahdollistaa dokumenttien tuottamisen suoraan Internet-selaimessa, joten ohjelmien asentamista ei välttämättä enää tarvita. Toki opiskelijoille Microsoft O365 sopimus takaa myös ilmaisen, asennettavan Microsoft Office -paketin, mikä on taloudellisesti helpotus opiskelijan arkeen.
Pilvipalveluun tallennettuja asiakirjoja voidaan työstää käytännössä millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella. Ainoa vaatimus on Internet-yhteys, yhteyden nopeudellakaan ei ole suurta merkitystä työskentelynopeuteen. Tuotettuja dokumentteja on helppo jakaa haluamilleen henkilöille tai vaikka täysin julkisesti Internetissä. Dokumentteja voidaan työstää yhdessä, jopa yhtäaikasesti. Tällöin puhutaan yhteisöllisestä työskentelystä. Lapin ammattikorkeakoulun strategian yksi painopistealue on etäisyyksien hallinta, mitä tämäntyyppinen työskentely edistää. Välimatkat menettävät merkityksensä.
Vuoden 2015 aikana Lapin ammattikorkeakoulu ottaa käyttöönsä myös toisen pilvipalvelun. Google Apps For Education (GAFE) sisältää samantyyppiset perussovellukset kuin Microsoftin O365 -palvelukin. GAFE-palvelussa on lisäksi satoja, eri käyttötarkoituksiin sovellettavia kolmansien osapuolien sovelluksia, joiden käyttöönotto on käyttäjille erittäin yksinkertaista ilman kustannuksia.
Kenties tunnetuin palvelu Googlen hakukoneen lisäksi on videonjakopalvelu Youtube, minkä hyödyntäminen tulee GAFE sopimuksen myötä helpommaksi. Youtube mahdollistaa käyttäjilleen esimerkiksi oppimateriaalivideoiden lataamisen palveluun sekä niiden jakamisen haluamalleen kohderyhmälle. Youtube mahdollistaa myös suurien verkkoseminaarien lähettämisen Youtube Live -palvelun kautta.
Suurten palveluntuottajien, kuten Microsoftin ja Googlen, kilpailu asiakkaista on kovaa. Molempien palveluiden markkinointiteksteistä löytyy “Ilmanen” sana. Lapin ammattikorkeakoulun kannalta palvelut ovat ilmaisia, toki niiden yhteentoimivuus organisaation käyttäjähallinnon kanssa tulee varmistaa IT-palvelualueen työnä. Vähentyvien laiteinvestointien kautta pilvipalveluiden hyödyntämisellä voidaan saada aikaiseksi myös säästöjä.
Tällä hetkellä suuret toimijat kilpailevat keskenään esimerkiksi rajoittamattoman tallennuskapasiteetin kautta. Koulutusorganisaation tulee kuitenkin nähdä palveluista saatu hyöty laajemmin. Mihin eri työvaiheisiin palveluista voidaan saada apua? Pelkkä tallennuskapasiteetin tuijottelu ei edistä asioita. Eihän junankaan funktio muutu vaunuja lisäämällä?
Viimeaikoina Internetin ja siellä olevien palveluiden turvallisuus on ollut tiedotusvälineiden otsikoissa. On selvää, että tällainen julkisuus aiheuttaa pilvipalveluiden käyttäjissä mietteitä oman työskentelyn turvallisuudesta. Sopimuspohjaiset palvelut, mitä O365 ja GAFE ovat, lisäävät jo sopimuksissaan selkeyttä tiedon omistajuuteen ja turvallisuuteen. Tiedon omistaa tekijä ja palvelut noudattavat EU:n ja USA:n viranomaisten välisiä Safe Harbour -periaatteita.
Kaikesta vakuutteluista huolimatta, olisi kohtuullisen sinisilmäistä uskoa, etteikö tiedonkeruuta tapahtuisi. Internetissä toimivat myös kansalliset turvallisuusviranomaiset, tunnetuimpana amerikkalainen NSA ja lähimpänä ruotsalainen MSB. Pilvipalveluiden työskentely-yhteydet ovat kuitenkin salattuja, joten siltä osin pilvipalveluita voidaan pitää turvallisena. Huomattavasti turvallisempana kuin USB -muistitikkua, minkä voi inhimillisesti hukata, tai sähköpostia, joka pääsääntöisesti liikkuu maailmalla täysin salaamattomana.
Epäilys siitä, että tiedonkeruuta saattaa tapahtua, rajoittaa käyttöä ainoastaa arkaluontoisen tiedon osalta. Toisaalta ammattikorkeakoulun opinnoissa suurin osa tiedosta on jo julkista, olemassa olevaa tietoa. Näin ollen pilvipalvelut ovat mitä tervetullein tuulahdus uudistamaan lappilaista korkeakoulutyöskentelyä.
(Artikkeli julkaistu myös Lapin Kansassa 11.1.2015 hieman lyhyempänä versiona)
