Kalle Santala, metsätalousinsinööri (YAMK), projektisuunnittelija, Tulevaisuuden biotalous, Lapin ammattikorkeakoulu
Reeta Sipola, agrologi (YAMK), projektipäällikkö, Tulevaisuuden biotalous, Lapin ammattikorkeakoulu
Koronavirus pyyhkii yli yhteiskuntien. Kansalaiset pakotetaan pidättäytymään sosiaalisesta kanssakäymisestä rajoittamalla liikkumista, sulkemalla kouluja, työpaikkoja, julkisia tiloja ja jopa yrityksiä. Sitra tunnetaan ansiokkaasta tulevaisuuden ennakointityöstään, mutta edes asiantuntijat eivät muutama kuukausi sitten osanneet ennustaa pandemian muuttavan maailmaa näin radikaalilla kädellä vuonna 2020. Kuten Sitra itsekin on asiasta julkaisuissaan todennut: korona ei ole megatrendi, vaan sattuma, joka muuttaa maailmaa nopeasti ja merkittävästi. (Dufva 2020, Petersen & Steiner 2019)
Vaikka korona ei ole megatrendi, se vaikuttaa samassa maailmassa megatrendien kanssa. Menneinä vuosina digitalisaatio hallitsi megatrendilistauksia ja nyt alamme olla tilanteessa, jossa digitalisaatio on jo osa kaikkea. Jo ennen koronaa yhä useampi asia tapahtui verkossa digitaalisilla alustoilla. Yhtäkkiä olemmekin tilanteessa, jossa valtaosa asioista tapahtuu digitaalisia menetelmiä hyödyntäen. Yhteiskunnasta tuli muutamassa kuukaudessa sataprosenttisen digiriippuvainen, kun ihmiset pakotettiin eristäytymään. (Dufva 2020, Petersen & Steiner 2019)
Ei kynttilää vakan alle
Hankerahoittajat ovat linjanneet, että hankkeiden tulee jatkaa toimintaansa poikkeuksellisista olosuhteista huolimatta, mikäli hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutuminen ei vaarannu. Valtaosassa hankkeista toteutetaan runsaasti erilaisia kokouksia, työpajoja ja seminaareja. Näiden osalta rahoittajat ovat ohjeistaneet toimimaan verkossa, mikäli se suinkin on mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Vaikka verkossa tapahtuva kohtaaminen ei korvaakaan fyysisen sosiaalisen kanssakäymisen hyötyjä, luo se samalla monia mahdollisuuksia. Hankkeilta edellytetään nyt digitalisoitumista, jotta ne vastaavat niille asetettuihin tavoitteisiin muuttuneessa toimintaympäristössä.
GRUDE-hankkeen tavoitteena on välittää tietoa Vihreän talouden hyvistä käytänteistä kuntapäättäjille kuntien virkemiehille ja suurelle yleisölle. Hankkeessa toteutetaan alueellisia ja kansainvälisiä työpajoja ja tiedotuskampanjoita sekä edistetään Vihreän talouden verkoston rakentamista. Tulevat työpajat ja muut hankkeen yleisötapahtumat järjestetään alkuperäisistä suunnitelmista poiketen verkossa, mikä haastaa löytämään toteutukseen uusia ratkaisuja. Hankkeen kohderyhmä tulee saada kiinnostumaan verkkotyöpajoista fyysisessä tilassa järjestettävien tilaisuuksien sijaan. Lisäksi on kehitettävä ratkaisuja vastavuoroisuuden toteutumiseksi verkon yli pidettävässä tapahtumassa.
Kuva 1. GRUDE -hanke välittää tietoa vihreän talouden hyvistä käytänteistä julkiselle sektorille, yrityksille, oppilaitoksille ja suurelle yleisölle.
Uudet välineet, uudet kujeet
Työpajan suunnittelua ohjaavat samat periaatteet riippumatta siitä järjestetäänkö se jossain paikassa vai verkon välityksellä. Tarkoitus ja tavoite on määriteltävä huolellisesti. Mitä tietoa tilaisuudessa jaetaan ja miksi. Kenelle tietoa välitetään. On tutkittu, että työpajoihin osallistutaan ensisijaisesti uuden oppimisen toivossa. Mielenkiintoinen, kohderyhmälähtöinen sisältö on siis tilaisuuden kiinnostavuuden kannalta tärkeintä. Toteutusta varten on laadittava hyvä käsikirjoitus, johon koostetaan puheenvuorot, käytännölliset esimerkit ja yleisöä aktivoivat osiot. Mikäli alustajat eivät esiinny yhdestä paikasta hyödyntäen järjestäjän tekniikkaa ja tukipalvelua, järjestäjän kannattaa ohjeistaa heidät hyvin sujuvan toteutuksen takaamiseksi. (Gilbert-Knight 2016, Warren 2019.)
Markkinointi on verkossa järjestettävien tapahtumien osallistumisaktiivisuuden elinehto. Kutsut on lähetettävä hyvissä ajoin ja muistutukset osallistumisesta muutamaa päivää ennen tilaisuutta. Ennakkoilmoittautuminen voi sitouttaa osallistujia mutta koska osallistujat tekevät päätöksen osallistua verkkotapahtumaan yleensä vasta tilaisuuden alkuhetkellä, ei ilmoittautumistenkaan perusteella voi tehdä pitäviä johtopäätöksiä osallistujamäärästä. Ilmoittautuminen mahdollistaa muistutusviestin lähettämisen vielä muutamaa tuntia ennen tilaisuuden alkua. (Gilbert-Knight 2016, Warren 2019.)
GRUDE-hankkeessa halutaan osallistaa kohderyhmä jakamaan toisilleen tietoa olemassa olevista vihreän talouden hyvistä käytännöistä ja esteistä, joihin täytyy vielä löytää ratkaisuja. Erityisesti verkkotyöpajoissa osallistamiseen tähtäävä interaktiivisuus on suunniteltava hyvin etukäteen. Fyysisessä tilassa tapahtuvassa vuorovaikutuksessa voidaan elää tilanteen mukaan ja reagoida osallistujien ilmeisiin, eleisiin ja muuhun sanattomaan viestintään, joka verkon kautta jää aistimatta. Osallistumista verkossa voi edistää kysymyksillä, kyselyillä ja jopa testeillä. Osallistamiseen on käytettävissä webinaarialustojen, kuten Clickmeeting, Readytalk ja GoToWebinaarin sisään rakennettuja ominaisuuksia mutta myös muita ohjelmistoja, kuten Menti, Padlet ja Kahoot. Verkkototeutus mahdollistaa tilaisuuden tallentamisen ja jakamisen myöhemmin hankkeen tiedonvälityksessä, mikä parantaa tiedon saavutettavuutta ja vaikuttavuutta. Mikäli työpajan aikana kerätään sähköisesti palautetta, sitä voidaan jo reaaliaikaisesti hyödyntää tilaisuuden toteutuksessa ja jatkossa tulevien tilaisuuksien suunnittelussa. (Gilbert-Knight 2016, Warren 2019.)
Liian innokkaassa digitaalisten välineiden käytössä on vaarana, että se varastaa huomion tapahtuman varsinaiselta sisällöltä, eikä pelkästään tue sen toteutusta. Verkkototeutus joutuu jatkuvasti kilpailemaan osallistujien huomiosta esimerkiksi sähköpostien purkamisen ja muiden työpöydällä odottavien tehtävien kanssa. Aktivoivia menetelmiä käyttäen osallistujien huomio saadaan pidettyä alustuksissa, jolloin saavutetaan myös uuden oppimista ja osallistujille positiivinen kokemus.
Suunniteltaessa verkkotyöpajaa täytyy osata sopeuttaa toimenpiteet digitaalisessa ympäristössä toteutettavaksi, eikä yrittää toteuttaa niitä samalla kaavalla kuin fyysisessä vuorovaikutuksessa. Verkkotapahtumissa selkeän ohjauksen lisäksi erityistä huomiota on kiinnitettävä jaksotukseen; puheenvuorojen tulee olla riittävän tiiviitä ja pieniä taukoja tarvitaan useammin kuin fyysisessä tapahtumassa. Fyysisessä tilassa seminaari- ja työpajatyöskentely voi kestää taukoineen jopa koko päivän, mutta verkkototeutus pakottaa tiivistämään ja rajaamaan toteutusta.
Oikein käytettynä digitalisaatio palvelee vihreän talouden toimintamallien kehittämistä. Digitalisaatio parantaa tiedon saavutettavuutta ja esteettömiä välineitä käyttäen voidaan tavoittaa ja aktivoida myös niitä kohderyhmiä, jotka eivät fyysisisiin tapahtumiin pääsisi osallistumaan. Etäyhteyksiä hyödyntävä tapahtumien järjestäminen vähentää matkustamista, jolloin liikkumisesta johtuva ympäristökuormitus ja kustannukset laskevat.
Interreg Nord -ohjelmasta rahoitettavassa GRUDE – Green Rural Development -hankkeessa on Suomesta mukana päätoteuttaja Lapin Ammattikorkeakoulun lisäksi Luonnonvarakeskus sekä Ruotsista alueellinen kehittämisyhtiö Strukturum i Jokkmokk ja Norjasta tutkimus- ja kehittämisinstituutti SINTEF Nord. Hanke kestää vuoden 2022 elokuun loppuun asti.
Lähteet
Mikko Dufva 2020. Megatrendit 2020 Sitra. Viitattu 26.3.2020 https://media.sitra.fi/2019/12/15143428/megatrendit-2020.pdf
Petersen, T. Steiner, F. 2019 The Bigger Picture How globalization, digitalization and demographic change challenge the world. The Megatrend Brief.
Warren, G. 2019. How to Organize and Host a Webinar. https://www.lifewire.com/how-to-organize-and-host-a-webinar-2377237
Gilbert-Knight, A. 2016. 10 Steps for Planning a Successful Webinar. Viitattu 26.3.2020. https://www.techsoup.org/support/articles-and-how-tos/10-steps-for-planning-a-successful-webinar
asiasanat: digitalisaatio, työpajat