Tuomas Valtanen, insinööri (ylempi AMK), projektipäällikkö, Digitaaliset ratkaisut, FrostBit Software Lab, Lapin ammattikorkeakoulu
Kuluvan vuoden aikana monelle on varmasti tullut tutuksi erilaiset digitaaliset etätyökalut, yksinkertaisista tiedonjakosovelluksista aina kokonaisvaltaisiin yhteistyöalustoihin. Olemme BRIDGE-hankkeessa hyödyntäneet useita erilaisia yhteistyöalustoja hankkeen toiminnassa keväästä 2019 asti, johtuen ensisijaisesti hankkeen kansainvälisyydestä ja tänä vuonna myös maailman tilanteesta pandemian aikana.
BRIDGE on Kolarctic CBC:n rahoittama hanke, jossa koulutusorganisaatiot, opiskelijat, ohjaajat ja yritykset Suomesta, Norjasta ja Venäjältä työskentelevät yhdessä yrityslähtöisten toimeksiantojen parissa. Hankkeen tavoitteena on kehittää valmistuvien opiskelijoiden kansainvälistä projektiosaamista sekä parantaa heidän työllistymistään opintojen jälkeen. Hankkeessa toimivat yhteistyössä Lapin AMK, UiT Norges Arktiske Universitet Norjasta sekä Venäjältä Petrozavodsk State University, Murmansk Arctic State University ja ITMO University St. Petersburg.
Yksittäisen BRIDGE-lukukauden aikana vuorossa olevan maan ja kaupungin yritykset antavat eri maiden koulujen opiskelijoista koostuville opiskelijaryhmille toimeksiantoja, jotka toteutetaan lukukauden aikana. Syksyn 2020 BRIDGE-lukukausi pidetään virtuaalisena Petroskoissa Venäjällä, ja digitaalisena yhteistyöalustana lukukaudelle toimii Microsoft Teams.
Digitaalisia yhteistyöalustoja käsittelevien artikkeleiden perusteella voidaan huomata, että usein niiden hyötyinä pidetään tuottavuuden parantumista sekä tiedon jakamisen helppoutta, selkeyttä ja avoimuutta. Huonot puolet usein liittyvät itse ohjelmistoihin, kuten vaikkapa puutteet joustavuudessa ja esimerkiksi videoneuvottelutyökaluissa. Toisaalta yhteistyöalustat vähentävät tarvetta sisäiselle sähköpostiliikenteelle, mutta toisaalta vaarana on myös halittavan ympäristön kasvaminen liian suureksi ja epäselväksi. Tällöin tiedon löytäminen yhteistyöalustasta muuttuu haastavaksi, jolloin tuottavuus voi myös huonontua. (Gofine & Clark 2017; Collier 2017; Jõgi 2016; Treguier 2020; Gutierrez 2019; Ousmanova 2020; Knežević 2018 ; He et al. 2020.)
Olemme kokeilleet BRIDGE-hankkeen eri lukukausien aikana kolmea eri alustaa: Slack, Mattermost ja Microsoft Teams. Slack on web-pohjainen kommunikaatioalusta, joka tukee kanavakohtaisia keskusteluja, tiedostojen jakamista sekä mm. videoneuvotteluja. Mattermost on muuten hyvin samanlainen kuin Slack, mutta se mahdollistaa yhteistyöalustan asentamisen organisaation omille palvelimille. Molemmille alustoille on olemassa sekä työpöytä- että mobiilisovellukset. Vuoden 2020 keväästä asti BRIDGE-hanke on käyttänyt alustanaan Microsoft Teamsia, johtuen sen suuremmasta ominaisuusvalikoimasta sekä rajoituksista, joita Slackin ja Mattermostin ilmaisversion käyttö aiheutti suurella käyttäjämäärällä. Muitakin kilpailevia alustoja on olemassa (mm. Cisco Webex Teams, Asana, Monday.com, Zoom jne.), mutta niiden osalta ei BRIDGE-hankkeessa ole kokemusta.
BRIDGE-hankkeessa valitun yhteistyöalustan tärkein tehtävä on mahdollistaa projektiryhmien eri osapuolten välinen tehokas kommunikaatio sekä projektin tiedostojen ja muun materiaalin hallinta. Valitettavasti yksikään yhteistyöalusta ei ole BRIDGE-hankkeessa ollut täysin kattava tai ongelmaton. Yleisin ongelma on ollut esimerkiksi valitun yhteistyöalustan mobiilisovelluksen ilmoitusten vaihteleva toimivuus, tai sitten tapauskohtaisesti yhteistyöalustan mahdollistama kommunikaatio on korvattu lähes kokonaan muilla kuluttajapuolen sovelluksilla, kuten vaikkapa WhatsAppilla tai Facebook Messengerillä.
On todennäköisesti useita eri syitä, miksi kuluttajapuolen sovellukset ovat myös työkäytössä houkutteleva vaihtoehto. Kuluttajasovellukset ovat usein tuttuja yksityiselämästä, ja kynnys saada projekti nopeasti käyntiin on matalampi, kun ei tarvitse ottaa kokonaista yhteistyöalustaa kerralla haltuun. Jotkut asiat myös vaikuttavat henkilöiden halukkuuteen omaksua uusia teknisiä ratkaisuja työelämässä, kuten esimerkiksi uuden alustan tarpeellisuuden arvioiminen tai uuden teknologian oppimisen liiallinen kuormittavuus valitulla hetkellä. On hyvä muistaa, että uuden teknologian käyttöönottamiseen tulee varata aikaa ja resursseja, jotta sen käyttäminen on tehokasta ja mielekästä, eikä houkutus palata tuttuihin teknologioihin kasva liian suureksi. (Timely 2020; Shellenbarger 2019.)
Eräs kuuluisa tieteellinen sanonta toteaa: “Kaiken tulisi olla mahdollisimman yksinkertaista, mutta ei yhtään sitä yksinkertaisempaa.” (Championing Science 2019). Toisin sanoen. ihmisillä on taipumus suosia entuudestaan tuttuja teknologioita, mutta toisaalta nykyiset yhteistyöalustat eivät välttämättä ole vielä niin yksinkertaisia, kun ne voivat tulevaisuudessa olla. (Timely 2020; Shellenbarger 2019.) Etänä käytettävät yhteisalustat ovat alkaneet kasvattaa suosiotaan vasta lähivuosina, jolloin niiden käytettävyyden keskeneräisyys on tällä hetkellä ymmärrettävää.
Microsoft Teams BRIDGE-hankkeen toiminnassa
Microsoft Teams on ollut BRIDGE-hankkeessa kohta kaksi lukukautta käytössä, ja sen eri käyttötavat ja mahdollisuudet ovat tulleet hyvin esille tänä aikana. Tulemme käyttämään Microsoft Teamsia BRIDGE-hankkeessa todennäköisesti myös jatkossa, sillä se soveltuu tällä hetkellä ominaisuuksiensa osalta hankkeen tarpeisiin parhaiten. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että Microsoft Teams olisi täydellinen yhteistyöalusta vielä vuonna 2020, sillä vastaan on tullut joitain haasteita, joita tässä kappaleessa käsitellään tarkemmin.
Teams-työtilan vieraskäyttäjien rooli Microsoft Teamsissa on rajatumpaa kuin organisaation omilla käyttäjillä. Microsoft Teamsin vieraskäyttäjiä tässä tapauksessa ovat kaikki muut kuin Lapin AMK:n omat työntekijät ja opiskelijat. Vieraskäyttäjillä ei ole mm. Teams-työtilan kalenteria käytössään, jolloin kokousten järjestäminen vaatii erikseen sovittua ajankohtaa osallistujilta, ellei kokoonkutsuja ole Lapin AMK:n työntekijä tai opiskelija.
Teams-työtilan vieraskäyttäjät eivät voi myöskään vaihtaa profiilikuvaansa. Tämän tilalla vieraskäyttäjien kuvan kohdalla näytetään vain heidän nimikirjaimensa. Vieraskäyttäjät eivät voi myöskään vaihtaa Teamsissa muille näkyvää nimeään. Jos vieraskäyttäjän sähköpostiosoite sisältää jotain muuta kuin etu- ja sukunimen, tai jos se esimerkiksi koostuu kyseenalaisista sanoista, näkyy se tässä tapauksessa Teams-työtilassa muille lähes sellaisenaan, eikä sitä voi muuttaa.
Hankkeen aikana on ilmennyt myös ongelmia vieraskäyttäjien liittymisessä uuteen Teams–työtilaan. Joskus rekisteröintisähköpostit eivät mene perille, ja joissain tapauksissa sähköpostien tarjoamat rekisteröintilinkit eivät ole myöskään toimineet. Microsoft Teamsissa on tällä hetkellä valitettavan vähän työkaluja liittymisongelmien ratkaisemiseen, ja joskus on jopa jouduttu käyttämään osallistujan toista sähköpostiosoitetta asian ratkaisemiseksi. Jos Teams-tilasta suurin osa on vieraskäyttäjiä, on myös käyttäjähallinta vaikeaa, koska jokainen käyttäjä pitää lisätä erikseen. Tällä hetkellä Teamsissa ei ole helppoa tapaa lisätä useita käyttäjiä työtilaan kerralla.
Yhteistyöalustat ja kuluttajien viestintäsovellukset
Kuten aiemmin todettiin, osa BRIDGE-hankkeen opiskelijaryhmistä on saattanut suosia valitun yhteistyöalustan sijasta kommunikoinnissa esimerkiksi WhatsAppia. On kuitenkin monia syitä, minkä vuoksi WhatsAppia tulisi välttää työelämässä.
Useat artikkelit nostavat esille esimerkiksi WhatsAppin riittämättömän tietosuojan, pirstaloituneiden keskusteluiden negatiivisen vaikutuksen tuottavuuteen, käyttäjähallinnan riittämättömyyden, tiedon hukkumisen keskusteluihin sekä tiedostohallinnan rajoitukset. Vapaa-aika ja työaika helposti myös sekoittuvat epävirallisen viestintäsovelluksen vuoksi, mikä voi olla jaksamisen kannalta kuormittavaa (Rozgonjyk et al. 2020; Wepfer et al. 2017). Erillisiä työelämän viestintäalustoja pidetään myös ammattimaisempana toimintatapana kuin kuluttajaviestimiä. (Ameri 2020; Strachan 2018; Basuthkar 2019; Lake 2018; Messagenius 2020; Loch 2019; Coon 2017; Cloud For Work 2020; djeek 2018; Livingstone 2019; Verma 2019; Birdsong 2020.) Lisäksi on hyvä muistaa, että WhatsApp voi hyödyntää käyttäjien tuottamaa tietoa myös mm. markkinointitarkoituksiin (WhatsApp 2020).
Koska työelämän näkökulmasta WhatsAppin heikkous on sen tiedonhallinnassa sekä tarvittavan tiedon saatavuudessa, voidaan olettaa, että moniprojektiympäristössä nämä ongelmat kasaantuvat sitä mukaa kun projektien määrä kasvaa. Moniprojektiympäristössä ajan tasalla pysyminen pelkästään pikaviestimen avulla on erittäin haastavaa. Projektin ja työn hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että työskentelyssä käytetty työkalu tai alusta tukee työn organisointia, tiedonhallintaa sekä päätöksentekoa mahdollisimman hyvin. Erityisesti moniprojektiympäristöt ovat riippuvaisia laadukkaasta ja nopeasta tiedosta. Tutkimusten mukaan tehokas työalusta tuottaa laadukasta tietoa, ja laadukas tieto tuottaa parempia päätöksiä. (Caniëls – Bakens 2011, 9-11; Andriiuk 2019; Flock 2019; Sambandam 2019.)
Pohdinta
Kaikkien vaihtoehtojen joukossa, onko Microsoft Teams ylivertainen tapa työskennellä virtuaalisessa etäprojektissa tänä päivänä? Näin tuskin voidaan väittää, mutta useassa käyttötarkoituksessa se todennäköisesti on varteenotettava vaihtoehto. Microsoft Teamsissa on vielä paljon kehitettävää, ja näemme todennäköisesti vielä ison joukon muutoksia sen toimintaperiaatteissa lähivuosien aikana. Uskon myös vahvasti että yhteistyöalustat ovat yleisesti kehityksen osalta vielä kesken, koska niiden tekniikka on vielä melko nuorta. Kun yhteisyöalustat saavuttavat optimaalisen yksinkertaisuuden ja käytettävyyden tason, helpottuu etänä suoritettava yhteistyö todennäköisesti vielä hyvinkin paljon jokaiselle meistä.
Vaikka houkutus käyttää kuluttajaviestimiä työelämässä voi olla suuri, on siihen kuitenkin paljon perusteluja miksi työviestintään ja projektien hallintaan tulisi käyttää erillistä yhteistyöalustaa. Jossain vaiheessa tulee myös työn määrän ja monimutkaisuuden osalta raja vastaan, jolloin suurempi yhteistyöalusta on pakko ottaa käyttöön, koska kuluttajasovellukset eivät enää sovellu tuottavaan työhön. (Flock 2019).
Toisaalta uuden oppiminen mahtaa olla nykytyöelämän tärkein taito (Oppong 2019), jolloin sen voi aloittaa vaikkapa sopivan yhteistyöalustan opettelulla.
Lisää tietoa BRIDGE-hankkeesta: https://www.kolarcticbridge.com
Lähteet
Ameri, A. 2020. Why You Should Never, Ever Use WhatsApp for Business Communication. Viitattu 13.10.2020. https://www.beekeeper.io/blog/why-you-shouldnt-use-whatsapp-for-business-communication/.
Andriiuk, A. 2019. Viitattu 14.10.2020. Why Multi-Project Management Is Becoming a Necessity. Osoitteessa https://www.epicflow.com/blog/why-multi-project-management-is-becoming-a-necessity/.
Basuthkar, V. 2019. 10 Reasons Why You Shouldn’t Use WhatsApp for Business Communication. Viitattu 13.10.2020. https://www.troopmessenger.com/blogs/why-you-shouldnt-use-whatsapp.
Birdsong, T. 2020. WhatsApp Security Hacks: Are Your ‘Private’ Messages Really Ever Private? Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.mcafee.com/blogs/consumer/family-safety/whatsapp-security-hacks-are-those-private-messages-really-ever-private/.
Burns, S. 2017. 3 Ways That Slack Solves an Old Problem and Creates a New One. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.structural.com/blog/3-ways-slack-solves-old-problem-creates-new-one.
Caniëls, M. – Bakens, R. 2011. The effects of Project Management Information Systems on decision making in a multi project environment. International Journal of Project Management. Osoitteessa http://dx.doi.org/10.1016/j.ijproman.2011.05.005.
Championing Science 2019. In honor of Albert Einstein’s birthday – Everything should be made as simple as possible, but no simpler. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://championingscience.com/2019/03/15/everything-should-be-made-as-simple-as-possible-but-no-simpler/.
Cloud for Work 2020. Replacing WhatsApp with Microsoft Teams in Business Communication. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://www.cloudforwork.com/post/replacing-whatsapp-with-microsoft-teams-in-business-communication.
Collier, S. 2017. 5 Reasons to use Microsoft Teams instead of Email. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://medium.com/@smcollier/5-reasons-to-use-microsoft-teams-instead-of-email-b646b815ee7a.
Coon, S. 2017. Whatsapp: Why it’s bad for your business. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://www.hibox.co/blog/whatsapp-why-its-bad-for-your-business-56260e21e5aa/.
djeek 2018. Whatsapp in the Business Area, Use Chat in Microsoft Teams instead. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa: https://www.djeek.com/2018/09/whatsapp-vs-teams/.
Flock 2019. Why WhatsApp is not enough as a business messaging app. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://blog.flock.com/usingflock/why-you-need-a-business-messaging-app-for-work-and-not-whatsapp.
Gofine M. & Clark S. 2017. Integration of Slack, a cloud-based team collaboration application, into research coordination. Journal of Innovation in Health Informatics. Vol. 24, 252–254.
Gutierrez, D. 2019. Pros and Cons of Slack. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://vacationtracker.io/blog/the-pros-and-cons-of-microsoft-teams/.
He, T. – Minervini, M. – Narayanan, J. – Puranam, P., 2020. Transparency and Creativity in Virtual Teams. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa http://obcovid19files.s3.amazonaws.com/he.pdf.
Jõgi , O. 2016. 3 Main Reasons Why Teams Need Collaboration Software. https://blog.weekdone.com/3-main-reasons-why-teams-need-collaboration-software/.
Knežević, D. 2018. 10 Pros and Cons of Microsoft Teams – Teams’ Advantages and Disadvantages in 2020. Viitattu 14.10.2020. Osoiteessa https://www.syskit.com/blog/10-pros-and-cons-of-microsoft-teams/.
Lake, C. 2018. 21 reasons why people hate using WhatsApp for work. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://guild.co/blog/21-reasons-why-people-hate-using-whatsapp-for-work/.
Loch, P. 2019. WhatsApp in the workplace. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://www.hrmagazine.co.uk/article-details/whatsapp-in-the-workplace.
Messagenius 2020. 5 Reasons Why You Should Not Use WhatsApp for Work. Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://messagenius.com/blog/tips/5-reasons-why-you-should-not-use-whatsapp-for-work/.
Livingstone, L. 2019. What is Microsoft Teams? And, how is it any different to Whatsapp? Viitattu 12.10.2020. Osoitteessa https://www.microbyte.com/blog/microsoft-teams-vs-whatsapp/.
Oppong, T. 2019. This is the single most important skill of the 21st century that will take your career to the next level. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.theladders.com/career-advice/the-most-important-skill-that-will-take-your-career-to-the-next-level.
Ousmanova, K. 2020. The Pros and Cons of Microsoft Teams. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://vacationtracker.io/blog/the-pros-and-cons-of-microsoft-teams/.
Rozgonjyk, D – Sindermann, C. – Elhai, J. D. – Montag, C. 2020. Fear of Missing Out (FoMO) and social media’s impact on daily-life andproductivity at work: Do WhatsApp, Facebook, Instagram, and Snapchat UseDisorders mediate that association? Addictive Behaviors. Vol 110, 106487.
Sambandam, S. 2019. How a Digital Workplace Enables You to Collaborate, Coordinate, and Control. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.business2community.com/strategy/how-a-digital-workplace-enables-you-to-collaborate-coordinate-and-control-02220778.
Shellenbarger, S. 2019. Do You Resist New Tech at the Office? Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.wsj.com/articles/do-you-resist-new-tech-at-the-office-11560159001.
Strachan, M. 2018. 10 reasons you shouldn’t be using WhatsApp for work. Viitattu 13.10.2020. Osoitteessa https://guild.co/blog/10-reasons-you-shouldnt-be-using-whatsapp-for-work/.
Timely 2020. Resistance to change: motivating employees to adopt new technology. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://memory.ai/timely-blog/motivating-employees-to-adopt-new-technology.
Treguier, H. 2020. How to ensure the successful adoption of Microsoft Teams – and avoid confusion and chaos. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://blog.arkadin.com/en/successful-adoption-microsoft-teams-avoid-confusion-chaos/.
Verma 2019. WhatsApp still isn’t safe: 5 things you must know before using messaging app. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.businesstoday.in/technology/top-story/whatsapp-5-things-you-know-using-messaging-app-facebook-malware/story/364647.html.
Wepfer, A. G. – Allen, T. D. – Brauchli, R. – Jenny, G. G. 2017. Work-Life Boundaries and Well-Being: Does Work-to-Life Integration Impair Well-Being through Lack of Recovery? Journal of Business and Psychology. 12/2017.
WhatsApp 2020. WhatsApp Legal Info. Viitattu 14.10.2020. Osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/.
Asiasanat: tieto- ja viestintätekniikka, projektityö, oppimisympäristö, ohjelmistot, etäisyyksien hallinta, työelämälähtöisyys