Esiahotointi tarkoittaa tulevaisuudessa suoritettavien opintojen esihyväksyntää osaksi HOPSia. Esiahtointia voidaan hyödyntää esimerkiksi vaihto-opintojen esihyväksymisessä. Opiskelija keskustelee ensin esiahotoitavista opinnoista opinto-ohjaajan kanssa. Suoritettuaan esiahotoidut opinnot, opiskelija hakee kyseiset opinnot tavallisena hyväksilukuna. Opiskelija voi hyödyntää käsiteltyä esiahothakemusta tavallisen hyväksilukuhakemuksen pohjana.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Valitse Opettajan työpöydältä Arviointi -> eAHOT -> eAHOT käsittely.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Avatessasi hyväksilukuhakemusten käsittelyikkunan, näet eri välilehdiltä kaikki käsittelyssäsi olevat hakemukset, käsitellyt hakemukset, käsittelyssäsi olevat esiahothakemukset ja käsitellyt esiahothakemukset.
Valitse ensin Käsittelyssäsi olevat esiahothakemukset -välilehti.
Aloita käsittely valitsemalla Toiminnot -> Käsittele. Näytä kaikki hakemukset -kohdasta näet kyseisen opiskelijan muut tehdyt ja käsittelyssä ovat hakemukset.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Tarkasta hakemuksen perustiedot. Tarvittaessa voit lisätä hakemukseen liitteitä. Lisäksi voit tarkastella opiskelijan aikaisempia hakemuksia.
Käsittele osia –toiminnon kautta voit lisätä massana hyväksytyn tai hylätyn päätöksen hakemuksen osiin ja Hylkää hakemus –toiminnolla hylätä koko hakemuksen kerralla. Hylkäämällä koko hakemuksen kerralla, se menee suoraan ”Opinto on arkistoitu” –tilaan eli hakemus on silloin käsitelty loppuun saakka.
Osia voidaan käsitellä vain korvaavuushakemuksissa.
Hakemuksen yläreunassa näkyy tieto siitä, että hakemus on esiahotointihakemus.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Suorituspaikka-kohdassa voit tarkastella opiskelijan lisäämiä tietoja suorituspaikasta ja hakemuksen liitteitä. Avaa liite ja tarkasta hakemusta vastaavat tiedot hakemuksen käsittelyä varten. Mikäli liitteen tiedot vastaavat hakemusta, eikä sitä ole todennettu, merkitse liite todennetuksi, valitsemalla Toiminnot -> Todenna. Tarkista samalla tavalla kaikki hakemukseen liittyvät liitteet.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Hakemuksen yläosassa näet hakemuksen tyypin (korvaavuus tai sisällytys) ja hakemuksen sen hetkisen käsittelijän.
Sisällytyshakemuksella näet, mihin kohtaan HOPSilla opiskelija haluaisi opinnon sijoittaa.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Jos hakemuksessa on korjattavaa, voit lähettää hakemuksen suunnittelijalle Käsittelyketju/siirto toiselle -välilehdellä. Muista kirjoittaa uudelle käsittelijälle viesti. Siirron tekeminen vaatii viestin kirjoituksen.
Tarvittaessa voit myös palauttaa hakemuksen suoraan opiskelijalle Palauta-välilehdellä.
Klikkaa lopuksi Tallenna.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Jos hakemus on oikein täytetty ja suoritettavat opinnot/osaaminen voidaan esihyväksyä opiskelijan HOPSille, aloita valitsemalla ensin Sopimukset-välilehti.
HUOM! Jokaisesta hakemuksessa haettavasta opinnosta on tehtävä sopimus. Sopimus-välilehdellä tehty sopimus menee suoraan opiskelijan Sopimuspankkiin.
Tee jokaiselle opinnolle sopimus vuorotellen ja kirjoita jokaisen opinnon kohdalle sopimukseen kuvaus ja klikkaa ”Luo uusi”.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Kun olet luonut jokaisesta hakemuksella olevasta opinnosta sopimuksen, valitse Käsittele-välilehti.
Tee päätös jokaiseen hakemuksella olevaan opintoon ja lisää hyväksyttävien opintopisteiden määrä.
Kirjoita viesti opiskelijalle ja klikkaa Tallenna.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Lisää vielä päätöksen teon yhteydessä sopivat asiasanat ja ohjauksen ala. Asiasanojen perusteella hakemuksia voi hakea hyväksilukupankista.
Asiasanoja voi hakea haun kautta. Päätökseen valittu asiasana näkyy mustana, esim. Liiketalous ja kauppa.
Paina lopuksi Tallenna asiasanat ja päätös.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
Hakemus on nyt käsitelty loppuun, kun sen tilana on ”Opinto on arkistoitu”. Hakemus siirtyy tällöin käsiteltyihin hakemuksiin ja opiskelijalle esihyväksytyt opinnot tulevat näkyville opiskelijan HOPSille.
Tallennetut asiasanat näkyvät hakemuksen alareunassa.
Takaisin Opetus ja ohjaus -sivulle